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为做好市老科协档案的科学管理，促进市老科协档案管理工作规范化、制度化和科学化，更好地为本单位工作服务，制定本办法。
市老科协档案管理包括：纸质档案、电子档案和会计档案。
一、纸质档案
（一）纸质档案是指在日常工作中形成的具有保存价值的各种文件等纸质材料。
（二）纸质档案要按时分类、登记、保存。每半年结束后一个月内，要按分类整理并打出文件目录，装订后放入档案盒中，再按时间顺序放在档案资料柜中保管。
（三）纸质档案装订前应去掉金属物，装订采用三孔一线的方法。档案封面（卷盒）应按规定认真填写立档单位名称、案卷题名、卷内材料日期、保管期限，用碳素笔或钢笔书写，字迹要求工整、清晰。
（四）如有外部人员借阅、复印档案材料时，必须经领导同意后方可借阅或复印，并及时收回归档。
（五）需要销毁档案时，经领导批准后指定专人销毁。
二、电子档案
（一）电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管要指定专人负责，确保工作的连续性。
（二）电子文件的保管要安全，确保不被非正常改动，同时须备份保留。
（三）为保证电子档案的可利用性，从电子文件的形成就要严格按照项目分类保存管理，每半年结束后一个月内，应统计出各项分类文件的数量，做到分类清楚、内容真实、信息完整，便于保存管理和查阅。
（四）销毁电子档案时，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
三、会计档案
会计档案主要包括会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料。
（一）会计凭证要求每月按凭证顺序进行装订。凭证封面应注明如下内容：单位名称、凭证种类、本月共几本、该本是第几本、起止号数、年份月份、装订人。凭证脊背也要注明年份月份、凭证种类、起止号数、第几本等内容。
（二）会计帐簿要求按年度分类，帐簿名称要清楚，填写帐簿目录。
（三）会计报表要求按年度分类，报表名称要清楚，同时保存电子版报表。
（四）会计核算、审计报告等其他财务信息资料要分类保存，便于查找。
（五）整理装订后的会计档案，按凭证、帐簿、报表、其他等分类存放在财务资料柜里，同时按时间顺序排列，并定期对所保管的档案进行清理、核对，对破损霉变的档案，及时进行修补、复制。
（六）会计档案保管期限分为永久、定期两种。会计凭证的保管期限一般为15年，现金和银行日记帐为25年，总帐及各种明细帐为15年，年度会计报表为永久，其他会计资料至少应保管3年。
（七）会计档案必须执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁损毁、散失和泄密。
（八）查阅会计档案，要在指定地点翻阅，因工作需要复制时，需经财务负责人批准，复制的内容要妥善保管，严禁口传、转借，更不能丢失。
市老科协的档案管理，应按照归档要求，整理和装订，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
牡丹江市老科学技术工作者协会
二○一四年十一月十二日
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